Organizar feiras é um processo que exige muita dedicação, principalmente se você considerar que esse tipo de evento geralmente é de grande porte e direcionado a um vasto público, além de acontecer durante mais de um dia.
As feiras agrícolas e os dias de campo por exemplo, exigem uma atenção especial por se tratar de um evento direcionado a um público específico e com algumas particularidades. Isso requer um conhecimento mais aprofundado para planejar uma programação que seja atraente ao público-alvo.
Para não deixar nenhum passo da organização de fora, uma dica é elaborar um checklist para nortear suas ações. Dessa forma, você tem oportunidade de visualizar todas as tarefas que já foram concluídas e as que ainda estão pendentes.
Se você quer aprender o que não pode faltar no seu checklist, confira alguns itens abaixo. Boa leitura!
Planejamento
Antes de colocar a mão na massa, é necessário se reunir com sua equipe para elaborar um planejamento bem delineado. Com ele, vocês têm a oportunidade de elaborar um projeto de como deve funcionar a organização e o evento propriamente dito. Esse documento vai nortear todas as ações da equipe de organização.
Definição de objetivo
Todo evento deve ter um objetivo claro para ajudar os organizadores a focar no cumprimento de suas tarefas. Numa feira agrícola não pode ser diferente. Dessa maneira, ainda na etapa de planejamento, é necessário definir quais são os fins daquele evento, como lançamento de produtos, contato com clientes, networking entre empresas etc.
Distribuição de tarefas da organização
Como diz o ditado popular, “uma andorinha só não faz verão”. Sendo assim, ninguém é capaz de organizar feiras sozinho, sendo necessário distribuir as tarefas entre os integrantes da organização. Para fazer isso de modo eficiente e garantir que tudo vai sair como o planejado, estabeleça prazos e ofereça orientações sobre a melhor maneira de executar cada atividade.
Locação de equipamentos de apoio
Os equipamentos de apoio são muito importantes para o sucesso de um evento, já que viabilizam questões como segurança, tecnologia, entre outras. Os sistemas de climatização por microaspersão, por exemplo, que são super versáteis e de rápida montagem, são perfeitos para climatizar stands e pavilhões, o que é fundamental em um país de clima tropical como o nosso.
Escolha de fornecedores
Os fornecedores são o braço direito da equipe de organização, uma vez que são responsáveis por etapas como montagem dos stands, sistemas de som, limpeza, climatização, decoração etc. Sendo assim, é importante que eles sejam escolhidos a dedo, de modo a garantir uma boa qualidade dos serviços e comprometimento. Inclua a etapa de seleção de empresas no seu checklist.
Criação do site
Ter um site ou aplicativo para seu evento é fundamental, tendo em vista que a internet é um poderoso meio de comunicação. Sabendo disso, não esqueça de fornecer todas as informações sobre sua feira agrícola, como data, horário, local da realização e programação. Muito importante também incluir informações específicas para os expositores, como o Manual do Expositor e indicação de uma lista de fornecedores de sua confiança que poderão prestar serviços para eles na montagem e durante toda a feira.
Divulgação da lista de empresas participantes
Uma feira é um espaço em que as empresas aproveitam para expor seus produtos e serviços para possíveis clientes, além de entrar em contato com as novidades do mercado. Para apresentar com antecedência o que se pode esperar do seu evento, divulgue quais empresas estarão presentes em seus stands.
Como você pode ver, há muitos passos que devem ser trilhados antes da realização de uma feira agrícola. Nesse processo, o checklist pode ser um grande aliado, já que não deixa esquecer nenhuma tarefa indispensável para a organização.
Agora que você já sabe como montar seu checklist para organizar feiras de sucesso, assine nossa newsletter e receba em primeira mão nossos conteúdos!
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