A organização de eventos, independentemente do porte, requer planejamento. Somente uma programação bem estruturada é capaz de dimensionar com precisão todos os fatores que garantem o sucesso de um evento. Isso diminui riscos e contratempos, além de facilitar o trabalho do coordenador e de suas equipes.
Todas as informações referentes ao evento devem ser agrupadas em uma planilha ou documento, permitindo a melhor visualização do cenário geral. As ações individuais e coletivas também devem ser descritas detalhadamente, destacando prazos e responsáveis. Continue a leitura e confira as principais dicas sobre como organizar eventos!
1. Entenda o seu cliente
A organização de eventos requer atenção em relação às necessidades e expectativas do cliente. É preciso dialogar bastante com ele para entender o que é esperado do evento e, desse modo, possibilitar o planejamento.
Aproveite esse momento de diálogo para extrair a maior quantidade de informações. Para facilitar, elabore uma lista com perguntas que envolvam objetivos do cliente, público-alvo, quantidade de pessoas, orçamento, serviços necessários e outros.
2. Crie um cronograma
O resultado da etapa anterior permite a criação de um cronograma, pois, com as informações coletadas, é possível visualizar com clareza os próximos passos a serem dados — como a contratação de fornecedores e a reserva do local.
O cronograma é essencial para a organização de eventos, pois revela sua evolução. Por meio dele, torna-se mais fácil fazer a gestão da equipe e cobrar os responsáveis por cada etapa, dessa forma evitando atrasos.
3. Escolha bem os fornecedores
Trabalhar com eventos significa estabelecer parcerias. Por mais que você tenha uma equipe excelente, um ou outro serviço deverá terceirizado. Sendo assim, é importante escolher bem seus fornecedores.
Na hora de escolher, coloque-se no lugar do cliente. Pense com a mentalidade dele para garantir que aquelas necessidades e expectativas identificadas lá no começo se tornem realidade. Você é o ponto focal do cliente e deve garantir o que foi pedido.
4. Capacite sua equipe
Um dos maiores erros de um organizador de eventos é ser centralizador. Por mais que seja sua a principal responsabilidade, você necessita distribuir tarefas e garantir que diferentes frentes alcancem o resultado esperado.
O fato é que, para obter isso, você deve capacitar sua equipe. Garanta que cada colaborador tenha o conhecimento necessário para tomar as melhores decisões e, desse modo, garantir o nível de qualidade que os seus clientes desejam.
5. Inove para se destacar
Inovação é uma palavra importante quando se deseja acertar na organização de eventos. A tecnologia possibilita isso por meio do uso de realidade virtual e aumentada, drones, redes sociais e outros elementos que surpreendem o público.
No entanto, a inovação também deve ser aplicada para promover o conforto dos participantes do evento. Um sistema de microaspersão, por exemplo, permite a climatização adequada de um ambiente que costumeiramente é quente.
Além do sistema que combina microaspersão com o ventilador, existem outros, como a atomização da água em alta pressão, infláveis feitos sob medida para shows, festivais e ações promocionais, além de outras soluções personalizadas.
Observe que a organização de eventos deve atender, de uma ponta a outra, todas as necessidades do cliente e, consequentemente, do público. Sem o planejamento adequado, você diminui as chances de atingir o sucesso.
Ficou com alguma dúvida ou quer compartilhar sua experiência na organização de eventos? Deixe seu comentário!
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