Criar um bom planejamento de eventos é uma estratégia infalível. Com esse planejamento em mãos, você terá grandes chances de garantir que seu evento será um sucesso, pois ele servirá como guia para cada uma das etapas da produção, tornando esse processo coeso e focado nos objetivos finais.
Mas colocar essas etapas no papel não é uma tarefa simples. É necessário conhecer detalhadamente cada uma das responsabilidades da equipe de organização para assegurar que nada será deixado de lado.
Para ajudar você nessa tarefa, enumeramos, abaixo, os principais erros de planejamento. Confira!
1. Não analisar eventos semelhantes
Ao começar a planejar um evento, é fundamental conhecer outras produções parecidas que já aconteceram, seja no mesmo local seja em países estrangeiros. Dessa maneira, você terá a oportunidade de avaliar quais foram os principais erros e acertos cometidos para aprender com essas experiências.
Para descobrir tudo isso, use a ferramenta mais eficiente que tem em mãos: a internet. Os sites de busca, com certeza, vão ajudá-lo a descobrir os principais eventos semelhantes ao seu e quais foram os pontos altos e baixos de cada um deles.
Isso dá a oportunidade de descobrir os melhores fornecedores da área de eventos para contratá-los para a sua produção e garantir serviços de qualidade. Lembre-se de que os fornecedores serão seu braço direito durante a organização e, por isso, devem ser escolhidos a dedo.
2. Não definir os objetivos
Toda produção de eventos precisa conhecer os objetivos finais. Do contrário, é muito fácil a equipe perder o foco, o que pode ter como consequência maior gasto de tempo para executar as tarefas, maior custo de execução e, até mesmo, falhas críticas, como a não-realização do evento ou uma realização que recebe uma enxurrada de críticas.
3. Não se preocupar com a venda dos ingressos
Não basta ter uma boa divulgação para garantir que seus ingressos serão vendidos com sucesso. É fundamental planejar como se dará essa venda. Por isso, pense nos canais mais eficientes para facilitar o acesso de seu público-alvo, considere possíveis pontos de venda fixos e comece a distribuição com antecedência.
4. Não ter um canal de comunicação
A comunicação de um evento não pode se dar apenas no sentido da organização para o público. É muito importante manter um canal aberto para que as pessoas possam tirar dúvidas com a equipe de produção. Sabendo disso, não se esqueça de incluir esse canal no seu projeto de comunicação.
Você pode optar por canais convencionais, como e-mails e telefones, mas também pode apostar em comentários nas redes sociais. O importante é dar respostas rápidas e satisfatórias para garantir uma boa experiência a seus clientes.
5. Não conhecer o público-alvo
Elaborar o perfil do público-alvo deve ser um dos primeiros passos para quem está organizando um evento. Com isso, é possível direcionar toda a produção a seu público específico, o que inclui a definição de boas atrações e melhores estratégias de comunicação.
Pulando essa etapa, você corre o risco de organizar um evento incapaz de atingir seu público-alvo. Imagine, por exemplo, como seria apostar em uma divulgação majoritariamente digital se seu público é formado principalmente por pessoas da terceira idade, que utilizam as redes sociais em menor proporção que as pessoas jovens.
6. Não atualizar seus conhecimentos
A área de eventos está sempre se reinventando. A cada tecnologia desenvolvida, as organizações são aprimoradas para se adaptar. Por causa disso, quem trabalha com produção de eventos precisa atualizar seus conhecimentos a todo o momento para não ficar para trás.
Algumas novidades que podemos citar são a projeção mapeada, que torna a decoração interativa e hi-tech, e a microaspersão, uma tecnologia que serve tanto para promover a climatização de ambientes quanto para criar cenários e efeitos especiais.
Em nosso artigo você aprendeu quais são os principais erros de planejamento de eventos. Basta evitá-los e fazer um evento de sucesso!
Para você saber ainda mais sobre o assunto, leia também nosso post sobre as principais tendências de produção de eventos. Até breve!
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