Uma empresa que produz eventos deve estar atenta não só à comunicação que faz com seus clientes, e em nome deles, mas também ao seu time de criação. Isso porque mensagens mal compreendidas ou não entregues podem gerar custos, atrasos e alguns arranhões em sua reputação no mercado.
Pensando em como evitar esse tipo de problema, elaboramos este post com cinco dicas sobre comunicação interna, a fim de ajudá-lo a organizar sua equipe. São orientações sobre como divulgar informações, associá-las a processos operacionais e muito mais.
Se você está atrás de foco e organização, continue lendo e saiba como se comunicar melhor com sua equipe.
Centralize o local de informações oficiais
Crie um canal de informação oficial e centralizado, afinal usar muitas formas de comunicação com a equipe pode gerar ruídos na informação. Então, escolha um canal de comunicação oficial, como e-mail, newsletter ou mural, comunique essa decisão à equipe e faça todos saberem que esse é o canal oficial de comunicação da empresa.
Outros meios podem até replicar os dados depois, mas o canal escolhido tem sempre que ser o primeiro a dar as diretrizes para a equipe.
Promova a interatividade na sua equipe
Tornar a comunicação interativa faz com que ela seja mais atrativa, cria um ambiente de discussão de ideias e gera mais engajamento da equipe. A interatividade também permite perceber se as mensagens transmitidas estão de fato sendo compreendidas pela equipe.
Associe informações a processos operacionais
Uma das melhores formas de fazer a informação se tornar efetiva e devidamente captada é associá-la a um processo operacional da equipe. Ou seja, criar a cultura de que determinada informação tem relação direta com alguma atividade que deve ser executada por algum colaborador.
Torne as informações acessíveis
Escolha um meio de comunicação que proporcione que a informação chegue a todas as pessoas da empresa sem intermediários, ruídos ou a possibilidade de se perder no caminho. Reúna sua equipe ao final de cada evento e compartilhem o que deu certo e o que eventualmente não deu tão certo como imaginavam. Levantem quais fornecedores atenderam às expectativas e quais deixaram a desejar, por exemplo. Definam o que pretendem repetir e o que pretendem evitar para os novos desafios que estão por vir!
Além disso, torne as informações acessíveis para que todos os seus colaboradores estejam cientes dos encaminhamentos da empresa e de que modo ela está pensando e crescendo. Além, é claro, das atividades que está exercendo e dependem de retorno operacional.
Use a tecnologia para ajudar na comunicação interna
Uma das estratégias para tornar a comunicação na sua empresa mais eficaz e efetiva é fazer uso da tecnologia para facilitar esse processo. Cogite criar uma intranet ou uma rede social corporativa em que todas as pessoas estejam reunidas e integradas em um só lugar e possam se comunicar com apenas um clique.
Dependendo do seu ramo de atuação, considere ainda o uso um chatbot — software de respostas automáticas que cria conversas e gerencia perguntas e respostas durante uma interação com pessoas reais.
Uma dica extra e que pode facilitar a comunicação e o funcionamento de sua empresa é a de manter um banco de dados de fornecedores e de prestadores de serviços sempre atualizado. Dependendo do seu ramo de atuação, a rotatividade de funcionários pode ser grande, mas ter uma lista de pessoas capacitadas com o seu tipo de trabalho facilita na hora de contratar, manter o seu padrão de qualidade e ter sempre mão de obra qualificada à disposição.
Em suma, os bons resultados de uma empresa passam antes pelo modo como ela está se comunicando com os seus funcionários e se está se fazendo entender internamente. Isso evita erros, desgastes e mantém o nome da empresa com boa fama no mercado.
Além disso, medidas simples, como a centralização da informação e a escolha de um só meio de comunicação para transmiti-la, podem salvar a sua comunicação interna e fazer seu empreendimento avançar em outros setores.
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