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Como realizar com sucesso a organização de grandes eventos?

agosto 5, 2019
Tempo de leitura 3 min

Organizar um encontro para algumas dezenas de pessoas exige planejamento. Por outro lado, organizar uma feira para milhares delas necessita de atenção redobrada em cada detalhe, não é mesmo? É preciso pensar em cada detalhe para evitar prejuízos, garantir a lucratividade e ainda passar longe do estresse gerado pelo esquecimento de algo importante.

Se você também se encontra nesse dilema, não se preocupe: sabemos que a organização de grandes eventos é um enorme desafio na vida de qualquer produtor. Com este post, vamos ensinar tudo sobre a organização de grandes eventos. Não perca!

Defina os objetivos do evento

O primeiro passo para qualquer evento dar certo é ter uma boa definição dos objetivos, que terá o papel de nortear todo o planejamento estratégico. Para isso, analise:

  • por que esse evento é importante? (temática)
  • para quem ele é feito? (público-alvo)
  • o que eu quero mostrar para o público com a realização do mesmo? (valores)
  • quais são os diferenciais? (atrações, conveniências)

Faça um planejamento estratégico

O planejamento estratégico é o norte do seu evento. Por isso, coloque na ponta do lápis todas as suas ideias e organize o documento com calma. Nele deve constar:

  • introdução;
  • justificativa;
  • objetivos;
  • descrição;
  • cronograma;
  • orçamentos;
  • contratos;
  • plano de marketing;
  • plano financeiro;
  • mensuração de resultados (análise do pós-evento).

Treine bem sua equipe

A sua equipe é uma peça-chave para o sucesso na organização de grandes eventos. Por isso, mesmo que ela não tenha experiência com encontros de grande porte, fique tranquilo! Basta fazer um ótimo treinamento para o time conhecer o local, entender os objetivos e o principal: qual é o seu verdadeiro papel nesse cenário.

É muito importante que eles saibam qual é a sua missão e sejam verdadeiros solucionadores de problemas. Assim, se algo der errado no grande dia, a equipe é ágil o suficiente para resolvê-los.

Busque por fornecedores de confiança

Encontre fornecedores que sejam verdadeiros parceiros da sua marca. Eles devem apresentar o melhor custo-benefício para o seu evento e ter experiência na realização de encontros desse porte.

Lembre-se sempre de que o mais importante é fazer contratos com todos os fornecedores — afinal, esse documento é a garantia de que tudo sairá conforme o combinado.

Preocupe-se com a climatização do evento

Muitos organizadores pensam na decoração, cenografia, logística, segurança, alimentação e outros detalhes importantes para o evento e acabam deixando de lado a climatização. No entanto, principalmente para eventos de grande porte, ela é fundamental para garantir a satisfação do seu público.

Por isso, para garantir um ambiente agradável tanto para os seus funcionários quantos para os seus clientes, invista em um sistema de ventiladores e linhas estáticas com microaspersão de água em alta pressão. Ele será responsável por reduzir a temperatura e melhorar o conforto térmico do ambiente de seu evento, seja qual for o tamanho e quantidade de espaços a climatizar. Extremamente versáteis, estes sistemas se adaptam facilmente em diversos tipos de estruturas, climatizando grandes espaços de forma homogênea.

Realizar a organização de grandes eventos com êxito é um constante desafio na vida do produtor. Se o planejamento não for eficaz, certamente acontecerão diversos problemas — público insatisfeito, prejuízos financeiros e até mesmo danos à imagem da sua empresa. Por isso, neste post, apresentamos algumas dicas incríveis para você ter sucesso no grande dia!

Agora que você aprendeu como realizar com sucesso a organização de grandes eventos, que tal conferir mais sobre a climatização através da microaspersão? Aprenda agora mesmo como você pode utilizar a microaspersão como sua aliada!

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