Organizar um encontro para algumas dezenas de pessoas exige planejamento. Por outro lado, organizar uma feira para milhares delas necessita de atenção redobrada em cada detalhe, não é mesmo? É preciso pensar em cada detalhe para evitar prejuízos, garantir a lucratividade e ainda passar longe do estresse gerado pelo esquecimento de algo importante.
Se você também se encontra nesse dilema, não se preocupe: sabemos que a organização de grandes eventos é um enorme desafio na vida de qualquer produtor. Com este post, vamos ensinar tudo sobre a organização de grandes eventos. Não perca!
Defina os objetivos do evento
O primeiro passo para qualquer evento dar certo é ter uma boa definição dos objetivos, que terá o papel de nortear todo o planejamento estratégico. Para isso, analise:
- por que esse evento é importante? (temática)
- para quem ele é feito? (público-alvo)
- o que eu quero mostrar para o público com a realização do mesmo? (valores)
- quais são os diferenciais? (atrações, conveniências)
Faça um planejamento estratégico
O planejamento estratégico é o norte do seu evento. Por isso, coloque na ponta do lápis todas as suas ideias e organize o documento com calma. Nele deve constar:
- introdução;
- justificativa;
- objetivos;
- descrição;
- cronograma;
- orçamentos;
- contratos;
- plano de marketing;
- plano financeiro;
- mensuração de resultados (análise do pós-evento).
Treine bem sua equipe
A sua equipe é uma peça-chave para o sucesso na organização de grandes eventos. Por isso, mesmo que ela não tenha experiência com encontros de grande porte, fique tranquilo! Basta fazer um ótimo treinamento para o time conhecer o local, entender os objetivos e o principal: qual é o seu verdadeiro papel nesse cenário.
É muito importante que eles saibam qual é a sua missão e sejam verdadeiros solucionadores de problemas. Assim, se algo der errado no grande dia, a equipe é ágil o suficiente para resolvê-los.
Busque por fornecedores de confiança
Encontre fornecedores que sejam verdadeiros parceiros da sua marca. Eles devem apresentar o melhor custo-benefício para o seu evento e ter experiência na realização de encontros desse porte.
Lembre-se sempre de que o mais importante é fazer contratos com todos os fornecedores — afinal, esse documento é a garantia de que tudo sairá conforme o combinado.
Preocupe-se com a climatização do evento
Muitos organizadores pensam na decoração, cenografia, logística, segurança, alimentação e outros detalhes importantes para o evento e acabam deixando de lado a climatização. No entanto, principalmente para eventos de grande porte, ela é fundamental para garantir a satisfação do seu público.
Por isso, para garantir um ambiente agradável tanto para os seus funcionários quantos para os seus clientes, invista em um sistema de ventiladores e linhas estáticas com microaspersão de água em alta pressão. Ele será responsável por reduzir a temperatura e melhorar o conforto térmico do ambiente de seu evento, seja qual for o tamanho e quantidade de espaços a climatizar. Extremamente versáteis, estes sistemas se adaptam facilmente em diversos tipos de estruturas, climatizando grandes espaços de forma homogênea.
Realizar a organização de grandes eventos com êxito é um constante desafio na vida do produtor. Se o planejamento não for eficaz, certamente acontecerão diversos problemas — público insatisfeito, prejuízos financeiros e até mesmo danos à imagem da sua empresa. Por isso, neste post, apresentamos algumas dicas incríveis para você ter sucesso no grande dia!
Agora que você aprendeu como realizar com sucesso a organização de grandes eventos, que tal conferir mais sobre a climatização através da microaspersão? Aprenda agora mesmo como você pode utilizar a microaspersão como sua aliada!
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